Erste Schritte

DocuVault ist der Dokumentenbereich in Maestro. Dieser Leitfaden führt vom Hochladen einer Datei zum Teilen, Bearbeiten oder Anfordern von Unterschriften, ohne das Dokument zwischen getrennten Diensten zu verschieben.

My Drive öffnen

Öffnen Sie DocuVault in Maestro und beginnen Sie in My Drive. Persönliche und geteilte Dateien liegen in Ordnern. Speicherquoten zeigen den verfügbaren Platz vor dem Hinzufügen größerer Dateien.

Erstellen Sie einen Ordner und ziehen Sie eine Datei hinein. Prüfen Sie in der Vorschau, ob es das richtige Dokument ist. Versionen begleiten die Änderungen, gelöschte Elemente bleiben im Papierkorb wiederherstellbar.

Siehe My Drive und Freigaben.

Mit den richtigen Personen teilen

Wählen Sie die Datei und die Personen, die sie benötigen. Berechtigungen werden einzeln vergeben. Eine Dokumentfreigabe öffnet nicht den restlichen Drive. Prüfen Sie Empfänger und Zugriffsrechte vor dem Abschluss.

Mit einer Pro-AI-Lizenz können Dateien automatisch Schlagwörter erhalten. Diese unterstützen die Suche nach Thema zusätzlich zum Dateinamen.

Ein PDF bearbeiten

Öffnen Sie Fill and Sign, um AcroForm-Felder auszufüllen oder Text, Häkchen und Datumsangaben einzufügen. Unterschriften und Initialen können gezeichnet, eingegeben oder als Bild hochgeladen werden. Ein gespeichertes Profil erleichtert die Wiederverwendung.

Für sichtbare Textkorrekturen überdeckt Edit Text den vorhandenen Inhalt und legt den Ersatz darüber. Der Export erstellt eine Version mit SHA-256-Integritätsmanifest, behält vorhandene digitale Signaturen bei und speichert direkt in DocuVault. Siehe PDF-Editor.

Eine andere Person unterschreiben lassen

Verwenden Sie Agreements, wenn andere unterschreiben sollen. Platzieren Sie die Felder, weisen Sie sie den Empfängern zu und legen Sie die Reihenfolge fest. Jede Person erhält an der Reihe einen E-Mail-Link und benötigt kein Gapfy-Konto.

DocuVault erfasst die ausdrückliche Zustimmung und kann einen Einmalcode per E-Mail ergänzen. Nach allen Unterschriften wird das Dokument versiegelt, um Änderungen erkennbar zu machen, mit Abschlusszertifikat und Prüfprotokoll versehen und archiviert. Es ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS. Siehe Agreements.

Die Rechnungsübergabe vorbereiten

Sammeln Sie Rechnungen mit Reconcile und geben Sie der Buchhaltung ein eigenes Monatsportal, ohne den gesamten Drive zu teilen. Den Ablauf beschreibt Reconcile.