Reconcile

Reconcile verbindet den Rechnungseingang mit dem Buchhaltungsportal von DocuVault. Es bietet eine gezielte Monatsansicht, ohne Zugriff auf den gesamten Drive des Teams zu vergeben.

Rechnungen sammeln

Verwenden Sie Reconcile für Rechnungen, die an die Buchhaltung übergeben werden sollen. Ein gemeinsamer Eingang verhindert, dass Monatsunterlagen über persönliche Ordner, geteilte Ordner und einzelne Links verstreut werden.

Die Quelldateien bleiben in DocuVault mit Ordnern, Vorschauen, Versionen und Papierkorb. Prüfen Sie in der Vorschau, ob ein Element die gewünschte Rechnung ist. Änderungen behalten ihre Versionen bei derselben Datei.

Dieser gezielte Ablauf erfordert keine Freigabe aller My-Drive-Dokumente für die Buchhaltung.

Den Eingangsordner verwenden

Legen Sie neue Dateien in To process ab, dem Ordner für zu verarbeitende Elemente innerhalb des konfigurierten Reconcile-Stammordners. Reconcile liest, benennt um und ordnet, was dort eingeht, einschließlich Unterordnern. Dateien außerhalb dieses Ordners werden nie automatisch gelesen oder eingeordnet. Bereits eingeordnete Dokumente werden nur umbenannt, solange sie am von Reconcile gewählten Ort bleiben.

Schlägt die Verarbeitung fehl oder ist Ihre Prüfung erforderlich, bleibt die Datei in To process. Status und verfügbare Aktionen werden angezeigt: prüfen, erneut versuchen, verschieben oder löschen. Kürzlich verarbeitete Dateien verlinken auf ihre Zielordner. Im Buchhaltungsportal sind dieser Ordner und seine Statusangaben schreibgeschützt.

Eine Monatsansicht bereitstellen

Das Portal zeigt die Rechnungen des Zeitraums in einem eigenen Bereich. Die Übergabe konzentriert sich darauf und gibt keine Projekt-, Personal- oder sonstigen Unternehmensdateien frei.

Ordnen Sie den Eingang vor der Übergabe, damit die Monatsansicht die erwarteten Unterlagen enthält. Für das Portal ist kein Zugriff auf den gesamten Drive nötig.

Andere Dateien schützen

My Drive verwaltet persönliche und geteilte Dateien mit Berechtigungen pro Person. Reconcile folgt diesem Prinzip mit einem rechnungsspezifischen Portal. Dateien außerhalb dieses Ablaufs gehören nicht zur Monatsansicht.

Ersetzen Sie das Portal nicht durch eine allgemeine Drive-Freigabe. Benötigt ein Teammitglied eine Quelldatei, teilen Sie genau diese mit passenden Rechten. Siehe My Drive und Freigaben.

Jede Monatsübergabe prüfen

Prüfen Sie Dateien und Vorschauen, bevor Sie den Monat als bereit betrachten. Kontrollieren Sie den Zeitraum und ob eine versehentliche Löschung eine Rechnung nur im Papierkorb hinterlassen hat. Bei mehreren Versionen muss die aktuelle Version für die Übergabe bestimmt sein.

So bleiben Rechnungseingang und Monatsportal übersichtlich, ohne den übrigen DocuVault offenzulegen.

In DocuVault weiterarbeiten

Für Organisation, Versionen und Wiederherstellung lesen Sie My Drive und Freigaben. Für sichtbare PDF-Korrekturen oder Ihre eigene Unterschrift verwenden Sie den PDF-Editor. Um von anderen eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS anzufordern, verwenden Sie Agreements.