Agreements
Agreements führt ein PDF durch einen geordneten elektronischen Signaturprozess. Der Absender platziert die Felder, jede empfangende Person unterschreibt über einen E-Mail-Link und DocuVault archiviert das versiegelte Dokument mit Abschlussnachweisen. Das Ergebnis ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS.
Das PDF vorbereiten
Wählen Sie in DocuVault ein PDF und öffnen Sie Agreements. Fügen Sie Empfänger hinzu und ziehen Sie Felder für Unterschrift, Initialen, Text, Kontrollkästchen und Datum auf die Seiten. Weisen Sie jedes Feld der zuständigen Person zu.
Legen Sie die Reihenfolge fest, wenn nacheinander unterschrieben werden soll. Jede Person erhält die Anfrage erst, wenn sie an der Reihe ist. Prüfen Sie vor dem Versand Position und Zuordnung der Felder, E-Mail-Adressen und Reihenfolge.
Die laufende Anfrage verwalten
Automatische Erinnerungen und ein Ablaufdatum unterstützen die Nachverfolgung. Der Absender kann während des Vorgangs eine E-Mail-Adresse korrigieren oder einen Empfänger durch eine andere Person ersetzen.
Die bestehende Anfrage bleibt erhalten, ohne das Dokument erneut vorbereiten zu müssen. Prüfen Sie aktualisierte Empfängerdaten vor dem nächsten Unterschriftsschritt.
Ohne Gapfy-Konto unterschreiben
Empfänger öffnen den per E-Mail erhaltenen Link. Ein Gapfy-Konto ist nicht nötig. Die Oberfläche kann die gewählte Sprache aus den sechs unterstützten Website-Sprachen verwenden.
Vor dem Unterschreiben wird die ausdrückliche Zustimmung erteilt. Der Absender kann zur zusätzlichen Prüfung einen Einmalcode per E-Mail aktivieren. Danach füllt die Person ihre zugewiesenen Felder aus und schließt ihren Schritt ab.
Wer nicht zustimmt, kann mit einer Begründung ablehnen. Nach dem Unterschreiben lässt sich das abgeschlossene Dokument optional mit einem Gapfy-Konto verknüpfen, um darüber weiter darauf zuzugreifen.
Abschließen und archivieren
Nach der letzten Unterschrift versiegelt DocuVault das Dokument, damit spätere Änderungen erkennbar sind. Es erstellt ein Abschlusszertifikat, erhält das vollständige Prüfprotokoll und archiviert die signierte Datei zusammen mit den Nachweisen.
Die angebotene Signatur ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS.
Das passende Werkzeug wählen
Verwenden Sie Agreements für Unterschriftsanfragen mit Zustimmung, Empfängerreihenfolge, optionalem Code, Erinnerungen, Ablaufdatum und Prüfprotokoll. Zum eigenen Bearbeiten oder Unterschreiben eines PDFs ohne Empfängerprozess dient der PDF-Editor.
Für Speicher, Versionen und Freigaben lesen Sie My Drive und Freigaben.