My Drive et partage

My Drive réunit stockage personnel et partagé, dossiers, aperçus, versions et droits par personne. L'équipe peut conserver ses documents dans le même produit sans rendre tout le drive visible à tous.

Organiser les fichiers personnels et partagés

Regroupez les documents liés dans des dossiers. Les fichiers personnels et ceux de l'équipe peuvent coexister avec des accès volontairement distincts.

Déposez les fichiers dans le dossier de destination par glisser-déposer. Vérifiez l'aperçu intégré sans ouvrir une autre application. Les quotas indiquent la capacité disponible pendant le travail.

Définir les droits par personne

Sélectionnez uniquement les personnes qui ont besoin du fichier et attribuez à chacune les droits appropriés. Un document partagé ne donne pas accès au reste de My Drive.

Réexaminez les droits lorsque les responsabilités changent. Vous pouvez modifier l'accès d'une personne sans redéfinir celui des autres.

Garder les versions avec le fichier

DocuVault conserve les versions au fil des modifications. Les états antérieurs restent associés au même élément, au lieu d'être dispersés dans différents noms et dossiers.

Fill and Sign enregistre également le résultat directement dans DocuVault sous forme d'export versionné. Ces exports incluent un manifeste d'intégrité SHA-256 et conservent les signatures numériques présentes. Voir Éditeur PDF.

Récupérer un fichier supprimé

Les fichiers supprimés vont dans la corbeille. Utilisez-la pour récupérer un document retiré par erreur. Une suppression courante n'entraîne pas immédiatement la perte du fichier.

Rechercher par sujet

L'attribution automatique de mots-clés par IA nécessite une licence Pro AI. Elle aide à retrouver un document par son contenu sans connaître son nom exact.

Cette aide ne remplace ni les dossiers, ni les droits d'accès, ni la vérification du document choisi. Gardez des noms clairs et utilisez les mots-clés comme un moyen de recherche supplémentaire.

Poursuivre le travail

Une fois le fichier organisé, vous pouvez modifier le PDF, demander des signatures ou rassembler les factures pour le portail comptable. Chaque parcours ramène le document ou le résultat final dans DocuVault, avec ses liens au stockage, aux versions et aux droits.