Reconcile

Reconcile réunit la réception des factures et le portail comptable de DocuVault. Il propose une vue mensuelle dédiée sans donner accès à tout le drive de l'équipe.

Rassembler les factures

Utilisez Reconcile pour les factures à transmettre à la comptabilité. Centraliser leur réception évite de disperser les documents du mois dans des dossiers personnels, partagés et des liens isolés.

Les fichiers sources restent dans DocuVault avec dossiers, aperçus, versions et corbeille. Vérifiez dans l'aperçu que chaque élément correspond à la facture attendue avant de l'utiliser pour la vue mensuelle. Les versions restent liées au fichier lorsqu'il change.

Ce parcours ne nécessite pas de partager tous les documents de My Drive avec le comptable.

Utiliser le dossier d'entrée

Placez les fichiers reçus dans To process, le dossier des éléments à traiter situé dans la racine Reconcile configurée. Reconcile lit, renomme et classe ce qui entre dans ce dossier, sous-dossiers compris. Les fichiers situés ailleurs ne sont jamais lus ou classés automatiquement. Les documents déjà classés ne sont renommés que s'ils restent là où Reconcile les a placés.

Si le traitement échoue ou demande votre attention, le fichier reste dans To process avec son état et les actions disponibles : examiner, réessayer, déplacer ou supprimer. Les fichiers récemment traités proposent un lien vers leur dossier de destination. Dans le portail comptable, le dossier et ses états sont en lecture seule.

Donner une vue mensuelle au comptable

Le portail présente les factures de la période dans une zone dédiée. La transmission reste centrée sur ces documents, sans exposer les fichiers de projets, de personnes ou d'autres activités de l'entreprise.

Organisez la réception avant la transmission afin que la vue mensuelle contienne les pièces attendues. Le portail ne nécessite pas l'accès au drive complet.

Protéger les autres fichiers

My Drive sépare fichiers personnels et partagés avec des droits par personne. Reconcile suit ce principe grâce à un portail propre aux factures. Les fichiers hors de ce parcours restent en dehors de la vue mensuelle.

Ne remplacez pas le portail par un partage général du drive. Si un collègue a besoin d'un document source, partagez ce fichier avec les droits adaptés. Voir My Drive et partage.

Vérifier chaque transmission mensuelle

Examinez les fichiers et leurs aperçus avant de considérer le mois comme prêt. Vérifiez la période et qu'une suppression accidentelle n'a pas laissé une facture uniquement dans la corbeille. Si plusieurs versions existent, confirmez que la version actuelle est celle à transmettre.

Vous gardez ainsi la réception et le portail mensuel organisés sans divulguer le reste de DocuVault.

Continuer dans DocuVault

Consultez My Drive et partage pour l'organisation, les versions et la récupération. Pour une correction visuelle ou votre propre signature, utilisez Éditeur PDF. Pour demander à d'autres personnes une signature électronique simple au sens d'eIDAS, utilisez Agreements.