Reconcile

O Reconcile reúne a entrada de faturas e o portal do contabilista no DocuVault. Oferece uma vista mensal específica sem conceder acesso a todo o drive da equipa.

Reúna as faturas

Utilize o Reconcile como destino das faturas a entregar à contabilidade. Centralizar a entrada evita dispersar documentos do mês por pastas pessoais, pastas partilhadas e ligações avulsas.

Os ficheiros de origem continuam no DocuVault, com pastas, pré-visualizações, versões e reciclagem. Confirme na pré-visualização que cada item é a fatura pretendida antes de o utilizar na vista mensal. Quando um ficheiro muda, as versões continuam associadas a ele.

Este processo específico não exige partilhar todos os documentos de My Drive com o contabilista.

Utilize a pasta de entrada

Coloque os ficheiros recebidos em To process, a pasta de itens por processar dentro da raiz configurada do Reconcile. O Reconcile lê, muda o nome e organiza o que entra nessa pasta, incluindo subpastas. Os ficheiros fora dela não são lidos nem organizados automaticamente. Os documentos já organizados só mudam de nome enquanto permanecem onde o Reconcile os deixou.

Se o processamento falhar ou precisar de atenção, o ficheiro permanece em To process com o seu estado e as ações disponíveis: rever, tentar novamente, mover para outra pasta ou eliminar. Os ficheiros recentemente processados têm ligações para as pastas de destino. No portal do contabilista, a pasta e os seus estados são apenas de leitura.

Ofereça uma vista mensal ao contabilista

O portal apresenta as faturas do período numa área própria. A entrega concentra-se nesses documentos, sem expor ficheiros de projetos, pessoas ou outros assuntos da empresa.

Organize a entrada antes da entrega, para que a vista mensal contenha o que o contabilista precisa de rever. O acesso ao portal não exige acesso ao drive inteiro.

Preserve o acesso aos restantes ficheiros

My Drive mantém ficheiros pessoais e partilhados com permissões por pessoa. O Reconcile segue este princípio ao oferecer um portal específico para faturas. Os ficheiros fora desse processo ficam fora da vista mensal.

Não substitua o portal por uma partilha ampla do drive. Se um colega precisar de um documento de origem, partilhe esse ficheiro com a permissão adequada. Consulte My Drive e partilha.

Reveja cada entrega mensal

Confira os ficheiros e as pré-visualizações antes de considerar o mês pronto. Verifique o período e se uma eliminação acidental deixou alguma fatura apenas na reciclagem. Se existirem várias versões, confirme que a atual é a que deve ser entregue.

Assim, a entrada de faturas e o portal mensal permanecem organizados sem divulgar o restante DocuVault.

Continue no DocuVault

Consulte My Drive e partilha para organização, versões e recuperação. Para uma correção visual de PDF ou a sua própria assinatura, utilize Editor de PDF. Para solicitar uma assinatura eletrónica simples ao abrigo do eIDAS a outras pessoas, utilize Agreements.