Reconcile

Reconcile reúne la recepción de facturas y el portal contable de DocuVault. Ofrece una vista mensual específica sin dar acceso a todo el drive del equipo.

Reúne las facturas

Usa Reconcile como destino de las facturas que debes entregar a contabilidad. Centralizar la recepción evita repartir los documentos del mes entre carpetas personales, compartidas y enlaces sueltos.

Los archivos de origen siguen en DocuVault, con carpetas, vistas previas, versiones y papelera. Comprueba en la vista previa que cada elemento es la factura correcta antes de usarlo en la vista mensual. Si cambia un archivo, sus versiones siguen asociadas a él.

Este proceso no exige compartir todos los documentos de My Drive con el asesor contable.

Usa la carpeta de entrada

Coloca los archivos recibidos en To process, la carpeta de elementos pendientes dentro de la raíz configurada de Reconcile. Reconcile lee, renombra y organiza lo que entra en ella, incluidas sus subcarpetas. Los archivos externos a esa carpeta no se leen ni se organizan automáticamente. Los documentos ya organizados solo se renombran mientras permanezcan donde Reconcile los dejó.

Si el procesamiento falla o requiere atención, el archivo permanece en To process con su estado y las acciones disponibles: revisar, reintentar, mover a otra carpeta o eliminar. Los archivos procesados recientemente enlazan a sus carpetas de destino. En el portal contable, la carpeta y sus estados son de solo lectura.

Ofrece una vista mensual al asesor

El portal presenta las facturas del periodo en un área propia. La entrega se centra en esos documentos sin mostrar archivos de proyectos, personas u otros asuntos de la empresa.

Organiza la recepción antes de la entrega para que la vista mensual contenga lo que debe revisarse. El acceso al portal no requiere acceso al drive completo.

Protege los demás archivos

My Drive mantiene archivos personales y compartidos con permisos por persona. Reconcile aplica ese principio mediante un portal específico para facturas. Los archivos ajenos a ese proceso quedan fuera de la vista mensual.

No sustituyas el portal por una autorización amplia sobre el drive. Si un compañero necesita un documento de origen, comparte ese archivo con el permiso adecuado. Consulta My Drive y uso compartido.

Revisa cada entrega mensual

Comprueba los archivos y sus vistas previas antes de dar el mes por preparado. Verifica el periodo y que una eliminación accidental no haya dejado alguna factura solo en la papelera. Si hay varias versiones, confirma que la actual es la que quieres entregar.

Así mantienes organizadas la recepción y la vista mensual sin divulgar el resto de DocuVault.

Continúa en DocuVault

Consulta My Drive y uso compartido para organización, versiones y recuperación. Para una corrección visual de PDF o tu propia firma, usa Editor de PDF. Para solicitar a otras personas una firma electrónica simple conforme a eIDAS, usa Agreements.